Como organizar a literatura e as evidências para um artigo de revisão

Organizar a literatura e as evidências para um artigo de revisão exige um sistema em que cada estudo ou unidade de registro tenha um identificador estável ligado ao registro bibliográfico, ao arquivo ou à localização da fonte, às notas e às evidências extraídas. Depois, compare campos equivalentes em uma matriz, preserve a proveniência de cada item e verifique completude, consistência e rastreabilidade antes da análise; organização não é síntese, mas a preparação do material para que a síntese posterior seja mais verificável e menos ambígua.

Consistência significa registrar informações comparáveis de forma repetível; rastreabilidade significa conseguir voltar de uma nota ou achado extraído ao estudo correto e, quando possível, ao local específico da fonte que o sustenta. Os campos e as ferramentas podem variar conforme a pergunta e o tipo de revisão, desde que as regras de registro e os vínculos permaneçam explícitos.

Índice⌄

Configure um sistema consistente para organizar estudos selecionados

Defina o sistema de organização para os estudos selecionados antes que as notas de pesquisa detalhadas ou a extração de evidências comecem, para que cada registro de estudo siga as mesmas regras básicas de identificação, armazenamento, recuperação e atualização.

Uma configuração compartilhada favorece a consistência e facilita a comparação posterior, pois os registros são criados dentro do mesmo fluxo de trabalho, em vez de montados de forma diferente para cada estudo.

Essa organização começa assim que os registros bibliográficos relevantes da busca bibliográfica estiverem disponíveis.

A sequência de configuração estabelece como identificadores, registros, arquivos e notas se conectam antes que o sistema seja preenchido com os estudos incluídos após a seleção de estudos.

O visual que acompanha mostra a arquitetura dessa conexão, incluindo o identificador estável do estudo, o registro do estudo, a localização do arquivo, a localização da nota e o caminho de atualização.

1. Defina a unidade de registro. Decida o que um registro representa dentro da revisão, como uma publicação ou um estudo vinculado a múltiplos relatórios. A unidade apropriada depende do tipo de revisão e determina como o material de fonte relacionado é agrupado.
2. Atribua um identificador de estudo estável. Dê a cada registro um identificador que permaneça inalterado à medida que notas e evidências são adicionadas. Usar o mesmo identificador de estudo entre registros, arquivos e notas favorece a rastreabilidade e facilita a recuperação.
3. Escolha os campos principais. Defina as informações que todo registro de estudo deve conter para que informações equivalentes sejam capturadas de forma consistente e possam ser comparadas posteriormente. Os campos principais exatos podem variar de acordo com a pergunta de revisão e o tipo de revisão; portanto, estabeleça os campos compartilhados sem antecipar a extração detalhada de evidências.
4. Defina as localizações de arquivos e notas. Especifique onde os arquivos das fontes, os registros de estudo e as notas de pesquisa pertencem e como essas localizações se conectam ao identificador do estudo. Localizações de armazenamento definidas reduzem duplicações desnecessárias e tornam mais fácil detectar material extraviado ou desconectado.
5. Defina uma convenção de nomenclatura. Use uma convenção de nomenclatura consistente para arquivos e registros que preserve o identificador estável do estudo e diferencie materiais relacionados quando necessário. A convenção pode refletir o ambiente de software da equipe, desde que a mesma regra seja aplicada em todo o fluxo de trabalho escolhido.
6. Defina uma rotina de atualização. Decida como as alterações nos registros de estudo, nas notas e nas evidências armazenadas serão registradas e mantidas alinhadas. Para revisões colaborativas, a rotina pode também definir quem atualiza os registros compartilhados e como as alterações são reconciliadas; para uma revisão individual, uma rotina mais simples pode ser suficiente. Verifique se um identificador de estudo pode ser seguido desde seu registro até seus arquivos e notas associados antes que os registros detalhados sejam preenchidos.

Identificadores estáveis e campos principais consistentes favorecem a rastreabilidade porque o material relacionado permanece associado ao mesmo registro de estudo, enquanto regras definidas de armazenamento e nomenclatura tornam a recuperação mais previsível.

Essas regras podem reduzir arquivos duplicados ou desconectados e criar uma base consistente para comparação sem exigir um aplicativo de software específico.

Uma vez definidos a unidade de registro, os identificadores, os campos principais, as localizações de armazenamento, a convenção de nomenclatura e a rotina de atualização, o sistema está pronto para registros de estudo repetíveis.

Crie um registro consistente para cada estudo

Cada estudo incluído precisa de um registro de estudo com a mesma estrutura básica para que suas informações de identificação, arquivos, notas e status do fluxo de trabalho possam ser encontrados em locais previsíveis.

Atribua um identificador de estudo estável e mantenha as categorias principais do registro consistentes entre os estudos.

Essa estrutura favorece a recuperação e a auditabilidade sem transformar o registro em um protocolo completo de extração de dados.

O padrão de registro repetível abrange o identificador do estudo, os metadados da citação, a localização do arquivo, a localização da nota e o status da extração quando esse status for relevante para o fluxo de trabalho da revisão.

1. Atribua o identificador do estudo. Dê ao registro de estudo um identificador único e estável e use-o de forma consistente com os arquivos e notas associados para favorecer a recuperação e a deduplicação.
2. Registre os metadados da citação. Armazene as informações de citação necessárias para identificar a fonte e distingui-la de outras entradas de estudo, favorecendo a verificação consistente de referências e a auditabilidade.
3. Registre a localização do arquivo. Armazene a localização do arquivo da fonte ou outra localização estável usada no fluxo de trabalho da revisão para que a fonte possa ser recuperada a partir do registro de estudo.
4. Registre a localização da nota. Armazene a localização da nota de pesquisa e associe-a ao mesmo identificador de estudo quando for prático, mantendo as notas conectadas ao registro bibliográfico correto.
5. Atualize o status da extração quando relevante. Identifique o registro de estudo com seu status atual de extração quando o fluxo de trabalho da revisão acompanhar esta etapa, para que o registro indique se a extração de evidências ainda requer ação.

Por exemplo, um identificador hipotético como STU-014 pode aparecer no registro de estudo, no nome do arquivo da fonte e no registro de nota correspondente.

Reutilizar o mesmo identificador nessas localizações torna os materiais relacionados mais fáceis de recuperar e conectar durante atualizações ou comparações posteriores.

Separe detalhes da fonte, características do estudo e evidências

Detalhes da fonte, características do estudo e evidências são três classes de informação distintas dentro de um registro de estudo.

Os detalhes da fonte contêm dados bibliográficos e metadados de citação que identificam a fonte e preservam sua proveniência.

As características do estudo descrevem o estudo por meio de atributos como delineamento, ambiente, população ou amostra, enquanto as evidências capturam os achados ou dados relevantes para a pergunta de revisão.

Manter essas classes distintas impede que informações de proveniência, descritores do estudo e evidências relevantes para a revisão se tornem uma nota indiferenciada.

Os detalhes da fonte identificam e localizam um estudo; as características do estudo o descrevem; as evidências capturam o que é relevante para a pergunta de revisão.

Essa separação favorece a rastreabilidade ao manter a proveniência conectada à fonte, a comparação ao manter os atributos descritivos do estudo distintos e a extração posterior ao separar os achados relevantes para a revisão dos dados de identificação.

O diagrama torna visíveis os limites dos componentes, ao mesmo tempo que mostra que todas as três classes de informação pertencem ao mesmo registro de estudo.

Classe de informação	Campos típicos	Por que é mantida separada
Detalhes da fonte	Dados bibliográficos, metadados de citação, informações de referência, proveniência	Identifica e localiza a fonte, mantendo sua origem rastreável.
Características do estudo	Delineamento, ambiente, população ou amostra	Descreve o estudo e favorece a comparação dos descritores do estudo.
Evidências	Achados ou dados relevantes para a pergunta de revisão	Mantém as evidências extraídas distintas da identificação da fonte e das características descritivas para extração e interpretação posteriores.

Os campos exatos de características do estudo e evidências devem ser adaptados à disciplina, à pergunta de revisão e ao delineamento da revisão, em vez de serem tratados como uma taxonomia fixa.

As três classes de informação permanecem distintas mesmo quando os campos específicos dentro de cada classe mudam.

Construa uma matriz de literatura para organizar e comparar evidências

Uma matriz de literatura é um método de organização e comparação que coloca informações comparáveis de múltiplos estudos ou fontes em uma grade comum.

Cada estudo permanece como um registro de evidência separado, enquanto campos de evidência compartilhados tornam atributos e achados relevantes visíveis lado a lado.

A matriz favorece a comparação antes da síntese, em vez de completar a síntese em si.

Linhas de estudo e colunas compartilhadas fornecem uma estrutura consistente para comparação: cada linha pode representar um estudo, enquanto colunas podem registrar campos como método ou delineamento, amostra ou população, achados relevantes e limitações.

Essa estrutura segue a relação do estudo para o campo de evidência selecionado até o valor ou achado registrado, tornando informações equivalentes mais fáceis de inspecionar entre os estudos.

O exemplo anotado que acompanha demonstra como vários estudos se alinham em colunas de comparação compartilhadas sem reproduzir cada entrada da tabela.

Estudo	Método/Delineamento	Amostra/População	Achado Relevante	Limitação/Nota
Estudo A	Entrevistas qualitativas	Participantes adultos	Tema recorrente relatado	Contexto único
Estudo B	Pesquisa transversal	Amostra comunitária	Padrão diferente relatado	Campo de evidência não relatado
Estudo C	Estudo de métodos mistos	População de estudo definida	Achado relacionado relatado	Diferença metodológica observada

Padrões podem se tornar visíveis quando achados comparáveis se repetem entre as linhas, enquanto diferenças em métodos, amostras ou achados relatados podem ser localizadas sem colapsar os estudos em uma única conclusão.

Informações ausentes se tornam visíveis quando um campo de evidência compartilhado não possui valor relatado para um estudo.

Esses sinais identificam material para interpretação posterior, mas não estabelecem temas, resolvem contradições ou determinam conclusões da síntese por si só.

A orientação da matriz e a seleção de campos podem variar de acordo com a pergunta de revisão, as evidências disponíveis e o método de trabalho; os estudos podem ser organizados de forma diferente, desde que as informações equivalentes permaneçam consistentemente comparáveis.

A matriz de literatura funciona, portanto, como um método estruturado para organizar e comparar evidências, enquanto a interpretação mais profunda e a síntese permanecem tarefas analíticas separadas.

Escolha campos da matriz que correspondam à pergunta de revisão

Os campos da matriz devem ser incluídos quando apoiam materialmente a pergunta de revisão ou permitem uma comparabilidade significativa entre os estudos.

A relevância do campo é específica da revisão, portanto uma coluna útil para uma revisão pode ser não essencial para outra.

A seleção consistente de campos determina quais descritores de estudo, variáveis, desfechos, temas ou outras evidências podem ser comparados posteriormente, sem assumir que um número maior de campos produz uma matriz melhor.

Os critérios de seleção conectam cada campo candidato a uma condição de inclusão e a uma implicação analítica.

O diagrama que acompanha mostra essa decisão baseada na relevância, conectando a pergunta de revisão aos campos candidatos, aos campos relevantes selecionados e aos campos não essenciais excluídos.

• Relevância para a pergunta de revisão: Inclua um campo quando seu valor ajuda diretamente a responder à pergunta de revisão ou avaliar uma comparação definida; caso contrário, pode adicionar informação sem contribuir para a análise pretendida.
• Consistência e comparabilidade: Inclua um campo quando informações equivalentes podem ser identificadas entre os estudos relevantes de forma suficiente para apoiar uma comparação significativa; dados inconsistentes ou ausentes podem limitar como o campo é comparado.
• Interpretabilidade: Inclua um campo quando seus valores têm um significado suficientemente claro e consistente no contexto da revisão; categorias ambíguas podem tornar as diferenças entre os estudos difíceis de interpretar.
• Viabilidade de extração: Inclua um campo quando a informação necessária pode ser localizada e extraída das fontes disponíveis com consistência suficiente para o uso pretendido; informação mal relatada pode produzir dados ausentes substanciais.

• Campos essenciais: Use identificadores e descritores de estudo quando eles apoiam a identificação do estudo ou uma comparação que deve permanecer consistente entre os registros.

• Campos específicos da pergunta: Use variáveis, desfechos, temas ou notas relevantes à qualidade quando eles correspondem diretamente aos objetivos e às comparações pretendidas da revisão.

Por exemplo, a duração da intervenção pode ser um campo útil da matriz quando a pergunta de revisão compara desfechos por tempo de exposição, enquanto a afiliação institucional do autor pode ser interessante, mas não essencial, quando não tem uma relação definida com essa comparação.

A decisão de incluir um campo deve seguir a relevância, comparabilidade, consistência, interpretabilidade e viabilidade de extração, em vez de um conjunto fixo de colunas.

Registre métodos, amostras, achados e limitações de forma consistente

Registros de estudo comparáveis devem usar as mesmas categorias descritivas para métodos, amostras, achados e limitações, preservando o que cada fonte realmente relata.

Rótulos consistentes podem tornar informações equivalentes mais fáceis de examinar, mas não devem alterar o significado de um delineamento de estudo, população, resultado ou restrição do estudo.

Unidades podem ser padronizadas quando representam a mesma grandeza, enquanto qualificadores contextuais devem permanecer quando são necessários para interpretar informações específicas do estudo.

As quatro classes de informação devem ser registradas em paralelo para que os leitores possam localizar atributos comparáveis sem tratar estudos heterogêneos como se tivessem relatado informações idênticas.

• Método/Delineamento: Registre os métodos ou o delineamento do estudo relatados usando rótulos consistentes quando a terminologia puder ser alinhada sem alterar seu significado; mantenha a descrição do delineamento específica da fonte quando um rótulo mais amplo apagaria uma distinção relevante.
• Amostra/População: Registre as informações sobre a amostra ou população necessárias para comparação, incluindo tamanho, ambiente ou características dos participantes relatados quando relevante; use unidades e rótulos consistentes onde medidas equivalentes são relatadas, preservando qualificadores contextuais que afetam a interpretação.
• Achados: Registre os achados ou resultados relatados que correspondem à pergunta de revisão e distinga as evidências relatadas pelos autores da interpretação posterior do revisor; padronize unidades ou rótulos de desfecho equivalentes apenas quando isso preservar o significado original.
• Limitações: Registre as limitações relatadas pelo estudo e retenha qualificadores que expliquem o contexto em que se aplicam; mantenha qualquer preocupação identificada pelo revisor distinta, para que uma limitação inferida não seja apresentada como um fato relatado.

Por exemplo, dois estudos heterogêneos podem reter diferentes rótulos de delineamento de estudo e descrições de população, enquanto usam as mesmas categorias de registro para Método/Delineamento, Amostra/População, Achados e Limitações.

Essa abordagem favorece a comparabilidade no nível da categoria sem forçar evidências diferentes em valores idênticos ou descartar o contexto específico do estudo.

Use uma tabela estruturada de extração de evidências quando dados detalhados do estudo precisarem ser capturados

Uma tabela estruturada de extração de evidências se justifica quando uma revisão precisa de extração sistemática de dados repetidos e específicos da revisão a partir dos estudos incluídos, além da comparação mais ampla suportada por uma matriz de literatura geral.

Usar a mesma estrutura de extração entre os estudos incluídos favorece a consistência e a reprodutibilidade ao tornar explícita a informação selecionada para captura.

Também pode reduzir a captura seletiva ao definir campos relevantes antecipadamente, mas esse nível de detalhe não é necessário para toda revisão narrativa.

A tabela de extração de evidências deve capturar campos que sirvam à pergunta de revisão ou permitam que as informações extraídas sejam verificadas em relação à sua fonte.

Um identificador de estudo conecta cada linha ao estudo incluído, enquanto as informações sobre população ou amostra registram o grupo de estudo relevante.

Intervenção ou exposição se aplica apenas quando o delineamento da revisão examina uma, e o desfecho ou medida identifica o que foi avaliado.

O resultado registra a evidência relatada relevante, enquanto a localização dos dados preserva a proveniência ao identificar onde essa evidência pode ser verificada na fonte.

Notas de extração podem reter qualificadores contextuais necessários ou documentar decisões de extração sem transformar essas notas em um resultado de síntese.

ID do estudo	População/Amostra	Intervenção/Exposição	Desfecho/Medida	Resultado	Localização dos dados	Nota de extração
Estudo A	População de estudo relatada	Registre quando aplicável ao delineamento da revisão	Medida relevante para a revisão	Resultado relatado relevante para a pergunta de revisão	Página, tabela, figura ou seção da fonte	Qualificador relevante ou decisão de extração
Estudo B	População de estudo relatada	Não se aplica quando o delineamento da revisão não examina uma intervenção ou exposição	Medida relevante para a revisão	Resultado relatado relevante para a pergunta de revisão	Página, tabela, figura ou seção da fonte	Qualificador relevante ou decisão de extração

Quando o processo de extração é complexo, teste ou verifique a estrutura de extração em um conjunto pequeno de estudos incluídos antes do uso em larga escala para determinar se os campos se adequam à pergunta de revisão e podem ser aplicados de forma consistente.

Adapte campos que criam ambiguidade, omitem contexto necessário ou não suportam verificação, mantendo o limite entre organizar dados extraídos e sintetizar formalmente as evidências.

Conecte as notas de pesquisa às fontes que as sustentam

Toda nota de pesquisa deve permanecer conectada à fonte e à evidência que descreve, para que sua atribuição possa ser verificada posteriormente sem reconstruir o percurso da pesquisa.

A nota deve identificar o estudo, apontar para o localizador na fonte mais estável disponível e distinguir se o material registrado é uma citação, paráfrase ou interpretação do pesquisador.

Essa vinculação favorece a proveniência e a auditabilidade sem implicar que um localizador prove que a afirmação subjacente é válida.

A conexão nota-fonte pode ser criada com quatro etapas repetíveis que preservam a proveniência e reduzem erros de atribuição.

1. Atribua ou reutilize o identificador do estudo. Vincule a nota de pesquisa ao mesmo identificador de estudo usado para o registro da fonte, para que a nota possa ser rastreada até o estudo correto e verificada em relação a essa fonte.
2. Capture a nota. Registre a informação relevante de forma clara e mantenha o conteúdo relatado pela fonte distinto da interpretação posterior do pesquisador, para que a base evidencial permaneça identificável.
3. Registre um localizador na fonte. Adicione o localizador mais estável disponível, como página, seção, figura, tabela, parágrafo ou outra localização específica da fonte, para que a evidência possa ser localizada e verificada diretamente quando necessário.
4. Identifique o status da evidência. Marque a nota como citação, paráfrase ou interpretação do pesquisador, para que a evidência relatada permaneça distinguível do comentário analítico do próprio revisor durante o uso posterior.

Antes de usar uma nota de pesquisa na análise ou na redação, verifique se o identificador, o localizador e o tipo de evidência ainda conectam a nota à fonte correspondente.

Mantenha as notas e as evidências extraídas rastreáveis até estudos individuais

Rastreabilidade é a capacidade de partir de uma nota de pesquisa ou valor extraído de volta ao estudo individual exato e, quando possível, à localização específica da fonte que o apoia.

Um registro rastreável preserva esse caminho de auditoria por meio de um identificador estável do estudo e um localizador na fonte, em vez de depender apenas da redação da nota.

A conexão estabelece proveniência e favorece a verificação, mas não estabelece por si só a validade ou a força evidencial do achado subjacente.

Por exemplo, em ID do estudo STU-021 — Tabela 2 — dado extraído, o identificador aponta para o registro do estudo, “Tabela 2” funciona como localizador na fonte e “dado extraído” identifica o status do item registrado.

Agrupe e rotule as evidências para análise posterior

Agrupe e rotule as evidências com categorias estáveis e provisórias para que achados relacionados possam ser recuperados em conjunto para análise posterior, sem tratar essas categorias como conclusões finais da síntese.

O agrupamento torna mais fácil inspecionar padrões recorrentes em toda a evidência organizada, preservando ao mesmo tempo os estudos e achados individuais que os sustentam.

Dimensões de agrupamento relevantes podem incluir um tema, conceito, população, método, desfecho, contexto ou período de tempo, quando essa dimensão se relaciona materialmente à pergunta de revisão.

A sequência de agrupamento vai de atributos recorrentes a rótulos provisórios e, em seguida, à atribuição de evidências, com cada etapa verificada quanto à utilidade contínua.

1. Identifique dimensões recorrentes. Revise a evidência organizada em busca de temas, conceitos, populações, métodos, desfechos, contextos ou períodos de tempo recorrentes que possam apoiar a análise posterior. Verifique se cada dimensão proposta tem uma relação definida com a pergunta de revisão, em vez de meramente aparecer repetidamente.
2. Defina rótulos estáveis. Dê a cada grupo útil um rótulo conciso que descreva o atributo compartilhado sem codificar uma conclusão analítica final. Verifique se o rótulo pode ser aplicado consistentemente e não cria uma categoria isolada para evidências que carecem de uma relação de agrupamento significativa.
3. Atribua evidências aos grupos relevantes. Coloque cada achado ou item de evidência relevante sob o rótulo aplicável, para que o material relacionado possa ser recuperado em conjunto. Examine a própria evidência, em vez de assumir que um estudo pertence a apenas um grupo, porque diferentes achados do mesmo estudo podem apoiar diferentes grupos analiticamente relevantes.
4. Revise a utilidade dos rótulos. Inspecione se os grupos permanecem suficientemente distintos para apoiar a recuperação e a comparação à medida que mais evidências são atribuídas. Verifique se há rótulos que se sobrepõem desnecessariamente, fragmentam evidências intimamente relacionadas ou não representam mais uma distinção útil para a pergunta de revisão, e refine-os quando necessário.

Por exemplo, um estudo pode contribuir com evidências para um grupo populacional e um grupo de desfecho quando achados separados nesse estudo são relevantes para ambas as dimensões; as atribuições identificam caminhos de recuperação, em vez de declarar temas finais.

Grupos preliminares de evidências não são automaticamente a estrutura final do manuscrito, e o agrupamento para recuperação e análise posterior é distinto da escolha entre organização temática versus cronológica para a revisão escrita.

Os grupos devem, portanto, permanecer como auxílios organizacionais provisórios até que a análise posterior determine como a evidência deve ser interpretada e apresentada.

Use categorias e tags para manter evidências relacionadas juntas

O sistema de rotulagem deve usar regras explícitas para nomenclatura, granularidade, consistência, controle de sinônimos e tags múltiplas, para que os rótulos de classificação permaneçam reutilizáveis sem fragmentar a evidência.

• Nomenclatura: Use rótulos claros e descritivos que reflitam o atributo da evidência sendo agrupado e evite abreviações que possam ser ambíguas durante a recuperação posterior.
• Granularidade: Mantenha as categorias amplas o suficiente para reunir evidências relacionadas e as tags específicas o suficiente para distinguir atributos reutilizáveis; tags excessivamente restritas podem fragmentar a evidência em rótulos isolados.
• Consistência: Aplique o mesmo rótulo ao mesmo conceito em todo o conjunto de evidências para que a recuperação não dependa de variações de redação.
• Controle de sinônimos: Escolha um rótulo preferido para termos equivalentes e aplique-o consistentemente; sinônimos sobrepostos podem dividir evidências relacionadas entre caminhos de recuperação separados.
• Tags múltiplas: Aplique mais de uma tag quando um achado realmente se relaciona a vários atributos reutilizáveis, desde que cada tag tenha um propósito definido e não codifique uma conclusão não suportada.

Por exemplo, uma categoria ampla como População poderia usar tags reutilizáveis mais restritas como adolescentes, adultos mais velhos e cuidadores quando essas distinções forem relevantes para a pergunta de revisão.

O nível útil de granularidade depende do conjunto de evidências e da necessidade de recuperação, portanto, categorias e tags devem permanecer como rótulos organizacionais controlados, em vez de uma taxonomia universal ou um substituto para a análise temática posterior.

Coordene o gerenciamento de referências, arquivos e registros de evidências

Um gerenciador de referências, os documentos consultados, as notas de pesquisa e os registros de evidências têm funções diferentes, mas devem operar como camadas conectadas do mesmo fluxo de trabalho.

O gerenciador de referências organiza principalmente metadados de citação e relações entre fontes; os arquivos preservam os documentos consultados; as notas de pesquisa registram anotações e interpretações ligadas à fonte; e os registros de evidências reúnem informações selecionadas para comparação com a pergunta de revisão.

A coordenação vem do uso de um identificador de estudo estável ou chave de citação entre essas camadas, em vez de esperar que um repositório execute todas as funções.

A divisão funcional ajuda a manter o controle bibliográfico separado da evidência específica da pergunta, preservando as conexões entre os registros.

Softwares de gerenciamento de referências, como o Zotero, podem, dependendo da versão e configuração do software, oferecer suporte a metadados de citação, coleções, tags, anexos e anotações.

O armazenamento dos documentos consultados guarda PDFs ou outros arquivos relevantes, enquanto as notas de pesquisa retêm observações contextuais e localizadores na fonte associados a esses documentos.

Um registro ou matriz de evidências reúne os atributos do estudo e as evidências extraídas necessárias para a comparação específica da revisão.

O identificador do estudo fornece o ponto de conexão que permite que informações mantidas em diferentes ferramentas ou locais sejam associadas ao mesmo estudo.

Camada do fluxo de trabalho	Função principal	Conteúdo típico	Chave de conexão
Gerenciador de referências	Organizar registros bibliográficos e relações entre fontes	Metadados de citação, coleções, tags, anexos e anotações quando suportados	Identificador do estudo ou chave de citação associada ao registro de referência
Documentos consultados	Armazenar os documentos usados como fontes de evidência	PDFs ou outros documentos usados como fonte, com nomenclatura e locais de armazenamento consistentes	Identificador do estudo ou chave de citação no nome do arquivo ou registro associado
Notas de pesquisa	Manter notas contextuais e interpretação conectadas às fontes	Anotações, paráfrases, interpretação e localizadores na fonte	Identificador do estudo ou chave de citação vinculada à nota
Registro/matriz de evidências	Organizar informações específicas da revisão para comparação	Atributos relevantes do estudo, achados extraídos e campos de evidência específicos da pergunta	Identificador do estudo ou chave de citação registrada com a linha da matriz

Por exemplo, um identificador de estudo hipotético como STU-021 pode ser associado ao registro de referência, incluído no nome do arquivo PDF, anexado às notas de pesquisa e inserido na linha correspondente do registro ou matriz de evidências.

O identificador compartilhado permite que esses registros sejam conectados mesmo quando armazenados em diferentes ferramentas ou locais.

Cada camada pode, portanto, reter sua função principal enquanto o identificador coordenado preserva a relação entre a referência, os arquivos, as notas e as evidências extraídas.

Verifique as evidências organizadas antes da síntese

As evidências organizadas devem ser verificadas antes da síntese para que registros ausentes, campos inconsistentes, links de fonte quebrados ou rótulos ambíguos não passem despercebidos para a comparação posterior.

A evidência está pronta para análise quando os registros exigidos pela revisão estão suficientemente completos, estruturados de forma consistente e rastreáveis até as fontes correspondentes.

Lacunas podem permanecer quando a fonte não fornece a informação ou o delineamento da revisão permite valores ausentes, mas essas lacunas devem ser explicitamente documentadas em vez de adivinhadas.

A verificação de prontidão testa a cobertura dos estudos, a completude, o controle de duplicatas, a consistência, a rastreabilidade, a proveniência, a coerência das categorias ou tags e o estado dos valores ausentes.

Cada verificação deve identificar um sinal de aprovação e uma ação corretiva quando a condição não é atendida.

O propósito é a verificação do sistema de evidências organizadas, não a pontuação de qualidade do manuscrito ou a avaliação metodológica.

• Cobertura do estudo: Verifique se cada estudo previsto para análise possui um registro de evidência correspondente. A verificação é aprovada quando os estudos incluídos podem ser contabilizados na evidência organizada; se um registro estiver ausente ou não puder ser reconciliado, restaure, resolva ou sinalize-o explicitamente antes de prosseguir.
• Preenchimento dos campos obrigatórios: Verifique se os campos definidos como necessários para a revisão foram preenchidos quando a fonte fornece a informação exigida. A verificação é aprovada quando a informação necessária está registrada ou uma ausência justificada está explicitamente marcada; investigue espaços em branco inexplicados em vez de preenchê-los por inferência.
• Controle de duplicatas: Verifique se registros duplicados ou múltiplos relatórios associados ao mesmo estudo não foram tratados como evidência independente inadvertidamente. A verificação é aprovada quando as relações entre os registros estão claras; mescle, vincule ou reconcilie duplicatas não intencionais, preservando registros bibliográficos distintos quando eles são genuinamente necessários.
• Consistência dos campos: Verifique se informações equivalentes são registradas com rótulos, categorias, unidades e qualificadores contextuais consistentes quando a padronização preserva o significado da fonte. A verificação é aprovada quando campos comparáveis podem ser interpretados consistentemente; corrija entradas inconsistentes ou documente diferenças específicas do estudo que devem permanecer distintas.
• Vinculação nota-fonte: Verifique se as notas de pesquisa retêm o identificador do estudo e um localizador na fonte apropriado quando disponível. A verificação é aprovada quando uma nota pode ser rastreada até sua fonte correspondente; reconecte ou sinalize notas desconectadas antes de tratá-las como prontas para análise.
• Proveniência das evidências: Verifique se os achados ou valores extraídos permanecem associados ao estudo e à localização da fonte de onde foram retirados. A verificação é aprovada quando o rastro da evidência suporta a verificação; restaure a proveniência ausente ou sinalize o item de evidência quando sua origem não puder ser estabelecida.
• Coerência das categorias ou tags: Verifique se as categorias e tags são aplicadas consistentemente e se rótulos sobrepostos não fragmentam desnecessariamente evidências relacionadas. A verificação é aprovada quando conceitos equivalentes usam os rótulos pretendidos; reconcilie sinônimos ambíguos ou documente distinções justificadas.
• Valores ausentes não resolvidos: Verifique os valores ausentes restantes para determinar se refletem ausência de relato, não aplicabilidade ou um problema de registro não resolvido. A verificação é aprovada quando cada lacuna material tem um status explícito; resolva o que puder ser resolvido e sinalize a ausência justificada sem adivinhar um valor.

Registros ambíguos ou incompletos devem ser resolvidos quando a fonte permitir, documentados quando uma distinção precisar permanecer, ou sinalizados explicitamente quando a informação não puder ser estabelecida.

Uma lacuna sinalizada pode permanecer em um conjunto de dados pronto para análise quando seu status for claro e o delineamento da revisão não exigir um valor resolvido para aquele campo.

Uma vez que os registros necessários estejam suficientemente completos, consistentes e rastreáveis, e que os estados ainda não resolvidos estejam explicitamente marcados, o conjunto organizado está pronto para sintetizar as evidências.

Verifique a completude, a consistência e a rastreabilidade até a fonte

Completude, consistência e rastreabilidade até a fonte são critérios de prontidão separados porque detectam problemas diferentes na evidência organizada.

A completude verifica se os registros e campos obrigatórios estão presentes ou explicitamente atribuídos a um estado de ausência apropriado.

A consistência verifica se informações equivalentes seguem rótulos, formatos e regras de codificação estáveis, enquanto a rastreabilidade até a fonte verifica se as evidências e notas retêm um link verificável para a fonte para o estudo individual.

Os critérios devem ser interpretados de acordo com o delineamento da revisão, em vez de assumir que todo campo deve conter um valor substantivo.

Um espaço em branco pode representar não informado na fonte, não aplicável ou ainda não extraído; esses estados exigem ações corretivas diferentes.

Rótulos e regras de codificação estáveis apoiam a consistência quando informações equivalentes são registradas da mesma forma, enquanto diferenças justificadas específicas do estudo podem permanecer distintas.

A rastreabilidade até a fonte é aceitável quando um item de evidência ou nota pode ser ligado ao registro do estudo por um identificador estável e, quando possível, a uma localização verificável na fonte.

Esses critérios apoiam um julgamento de prontidão sem impor um limiar universal de conclusão.

Critério	O que inspecionar	Estado aceitável	Direção corretiva
Completude	Registros obrigatórios, campos obrigatórios e o status dos valores ausentes	A informação obrigatória está registrada quando disponível, e os valores ausentes são explicitamente rotulados como não informado na fonte, não aplicável ou ainda não extraído quando essa distinção se aplica	Complete a extração inacabada, restaure registros obrigatórios ausentes ou atribua o rótulo de estado de ausência correto, em vez de adivinhar um valor
Consistência	Rótulos, formatos, unidades e regras de codificação estáveis usados para informações equivalentes	Informações equivalentes seguem as mesmas regras de registro, enquanto diferenças justificadas específicas da fonte permanecem claramente distinguidas	Padronize rótulos ou formatos inconsistentes quando o significado for preservado, ou documente por que uma representação diferente é necessária
Rastreabilidade até a fonte	Links entre evidências, notas de pesquisa, o identificador do estudo e a localização da fonte correspondente	Cada item material pode ser rastreado até o estudo individual e, quando disponível, até um localizador confiável na fonte	Restaure o link ou o localizador ausente na fonte, reconecte o item ao registro de estudo correto ou sinalize explicitamente o item quando a proveniência não puder ser estabelecida

Por exemplo, se um campo de desfecho estiver em branco porque a fonte não relata esse desfecho, a correção é rotular o valor como não informado na fonte, não inferir um resultado ou tratar o registro como automaticamente incompleto.

Em contraste, um espaço em branco marcado como ainda não extraído identifica trabalho não concluído que deve ser completado antes que o registro seja tratado como pronto para análise.