Cómo organizar la bibliografía y la evidencia para un artículo de revisión

Para organizar la bibliografía y la evidencia de un artículo de revisión, use un sistema trazable en el que cada estudio tenga un identificador estable que conecte la referencia, el archivo fuente, las notas y la evidencia extraída. Mantenga separados los metadatos de la fuente, las características del estudio y los hallazgos, y verifique exhaustividad, coherencia y trazabilidad antes de iniciar la síntesis.

El sistema de organización debe hacer que cada estudio seleccionado, sus notas y su evidencia sean fáciles de recuperar, comparar y verificar.

La organización ocurre antes de la síntesis: prepara el material para el análisis posterior sin decidir lo que el conjunto de la evidencia significa en última instancia.

La coherencia significa registrar información comparable de manera repetible, mientras que la trazabilidad significa poder conectar las notas y los hallazgos extraídos con el registro fuente correcto.

Estas propiedades facilitan la comparación porque la evidencia de diferentes estudios puede localizarse y examinarse sin tener que reconstruir de dónde provino cada hallazgo.

Los campos, las herramientas y el flujo de trabajo exactos pueden variar según la pregunta de revisión, el tipo de revisión, el contexto del equipo o el entorno de trabajo, pero los registros deben mantenerse suficientemente coherentes para una recuperación y comparación fiables.

El resultado práctico es un conjunto organizado de registros de estudios en el que las fuentes, las notas de investigación y la evidencia relevante permanecen conectadas y listas para la síntesis posterior.

Antes de registrar los estudios individuales en detalle, establezca un sistema de organización coherente que defina cómo se identificarán, almacenarán y mantendrán esos registros.

Tabla de contenidos⌄

Configurar un sistema coherente para organizar los estudios seleccionados

Defina el sistema de organización para los estudios seleccionados antes de que comiencen las notas de investigación detalladas o la extracción de evidencia, de modo que cada registro de estudio siga las mismas reglas básicas de identificación, almacenamiento, recuperación y actualización.

Una configuración compartida favorece la coherencia y hace más sencilla la comparación posterior, porque los registros se crean dentro del mismo flujo de trabajo en lugar de ensamblarse de forma diferente para cada estudio.

Esta organización comienza una vez que están disponibles los registros fuente relevantes de la búsqueda bibliográfica.

La secuencia de configuración establece cómo se conectan los identificadores, registros, archivos y notas antes de poblar el sistema con los estudios incluidos tras la selección de estudios.

El gráfico adjunto muestra la arquitectura de esa conexión, incluido el identificador estable del estudio, el registro del estudio, la ubicación del archivo, la ubicación de las notas y la ruta de actualización.

1. Defina la unidad de registro. Decida qué representa un registro dentro de la revisión, como una publicación o un estudio vinculado a múltiples informes. La unidad adecuada depende del tipo de revisión y determina cómo se agrupa el material fuente relacionado.
2. Asigne un identificador de estudio estable. Asigne a cada registro un identificador que permanezca sin cambios a medida que se añadan notas y evidencia. Usar el mismo identificador de estudio en registros, archivos y notas favorece la trazabilidad y permite recuperarlos más fácilmente.
3. Elija los campos centrales. Defina la información que debe contener cada registro de estudio para que la información equivalente se capture de forma coherente y pueda compararse posteriormente. Los campos centrales exactos pueden variar según la pregunta de revisión y el tipo de revisión; establezca los campos compartidos sin adelantarse a la extracción detallada de evidencia.
4. Defina las ubicaciones de archivos y notas. Especifique dónde pertenecen los archivos fuente, los registros de estudio y las notas de investigación, y cómo se conectan esas ubicaciones con el identificador del estudio. Las ubicaciones de almacenamiento definidas reducen la duplicación innecesaria y hacen más sencillo detectar material extraviado o desconectado.
5. Establezca una convención de nomenclatura. Use una convención de nomenclatura coherente para archivos y registros que conserve el identificador estable del estudio y distinga los materiales relacionados cuando sea necesario. La convención puede reflejar el entorno de software del equipo, siempre que se aplique la misma regla en todo el flujo de trabajo elegido.
6. Defina una rutina de actualización. Decida cómo se registrarán y mantendrán alineados los cambios en los registros de estudio, las notas y la evidencia almacenada. Para revisiones colaborativas, la rutina también puede definir quién actualiza los registros compartidos y cómo se reconcilian los cambios; para una revisión individual, una rutina más simple puede ser suficiente. Verifique que se pueda seguir un identificador de estudio desde su registro hasta sus archivos y notas asociados antes de poblar los registros detallados.

Los identificadores estables y los campos centrales coherentes favorecen la trazabilidad porque el material relacionado permanece asociado al mismo registro de estudio, mientras que las reglas definidas de almacenamiento y nomenclatura hacen que la recuperación sea más predecible.

Estas reglas pueden reducir los archivos duplicados o desconectados y crear una base coherente para la comparación sin requerir una aplicación de software concreta.

Una vez definidos la unidad de registro, los identificadores, los campos centrales, las ubicaciones de almacenamiento, la convención de nomenclatura y la rutina de actualización, el sistema está listo para obtener registros de estudio repetibles.

Crear un registro coherente para cada estudio

Cada estudio incluido necesita un registro de estudio con la misma estructura básica para que su información de identificación, archivos, notas y estado del flujo de trabajo se puedan encontrar en lugares predecibles.

Asigne un identificador de estudio estable y mantenga coherentes las categorías centrales del registro entre estudios.

Esta estructura facilita la recuperación y la auditabilidad sin convertir el registro en un protocolo completo de extracción de datos.

El patrón de registro repetible incluye el identificador del estudio, los metadatos de la cita, la ubicación del archivo, la ubicación de las notas y el estado de extracción cuando ese estado es relevante para el flujo de trabajo de la revisión.

1. Asigne el identificador del estudio. Asigne al registro de estudio un identificador único y estable y úselo de forma coherente con los archivos y notas asociados para facilitar la recuperación y la deduplicación.
2. Registre los metadatos de la cita. Almacene la información de la cita necesaria para identificar la fuente y distinguirla de otras entradas de estudio, lo que facilita la comprobación coherente de referencias y la auditabilidad.
3. Registre la ubicación del archivo. Almacene la ubicación del archivo fuente u otra ubicación estable utilizada en el flujo de trabajo de la revisión para que la fuente se pueda recuperar desde el registro de estudio.
4. Registre la ubicación de las notas. Almacene la ubicación de las notas de investigación y asóciela con el mismo identificador de estudio cuando sea práctico, manteniendo las notas conectadas al registro fuente correcto.
5. Actualice el estado de extracción cuando sea relevante. Etiquete el registro de estudio con su estado de extracción actual cuando el flujo de trabajo de la revisión realice el seguimiento de esta fase, para que el registro indique si la extracción de evidencia aún requiere alguna acción.

Por ejemplo, un identificador hipotético como STU-014 puede aparecer en el registro de estudio, en el nombre del archivo fuente y en el registro de notas correspondiente.

Reutilizar el mismo identificador en esas ubicaciones hace que los materiales relacionados sean más fáciles de recuperar y conectar durante actualizaciones o comparaciones posteriores.

Separar los datos de la fuente, las características del estudio y la evidencia

Los datos de la fuente, las características del estudio y la evidencia son tres clases de información distintas dentro de un registro de estudio.

Los datos de la fuente contienen datos bibliográficos y metadatos de la cita que identifican la fuente y conservan su procedencia.

Las características del estudio describen el estudio mediante atributos como el diseño, el lugar de realización, la población o la muestra, mientras que la evidencia recoge los hallazgos o los datos relevantes para la pregunta de revisión.

Mantener estas clases diferenciadas evita que la información de procedencia, los descriptores del estudio y la evidencia relevante para la revisión se conviertan en una nota indiferenciada.

Los datos de la fuente identifican y localizan un estudio; las características del estudio lo describen; la evidencia recoge lo relevante para la pregunta de revisión.

Esta separación favorece la trazabilidad al mantener la procedencia conectada a la fuente, la comparación al mantener distintos los atributos descriptivos del estudio, y la extracción posterior al separar los hallazgos relevantes para la revisión de los datos de identificación.

El diagrama hace visibles los límites entre las clases y muestra que las tres clases de información pertenecen al mismo registro de estudio.

Clase de información	Campos típicos	Motivo de la separación
Datos de la fuente	Datos bibliográficos, metadatos de la cita, información de referencia, procedencia	Identifica y localiza la fuente mientras mantiene su origen trazable.
Características del estudio	Diseño, lugar de realización, población o muestra	Describe el estudio y permite la comparación de los descriptores del estudio.
Evidencia	Hallazgos o datos relevantes para la pregunta de revisión	Mantiene la evidencia extraída diferenciada de la identificación de la fuente y las características descriptivas para su posterior extracción e interpretación.

Los campos exactos de las características del estudio y de la evidencia deben adaptarse a la disciplina, la pregunta de revisión y el diseño de revisión, en lugar de tratarse como una taxonomía fija.

Las tres clases de información se mantienen diferenciadas incluso cuando los campos específicos dentro de cada clase cambian.

Construir una matriz bibliográfica para organizar y comparar la evidencia

Una matriz bibliográfica es un método de organización y comparación que sitúa información comparable de múltiples estudios o fuentes en una cuadrícula común.

Cada estudio sigue siendo un registro de evidencia independiente, mientras que los campos de evidencia compartidos hacen que los atributos y hallazgos relevantes sean visibles unos junto a otros.

La matriz facilita la comparación antes de la síntesis, sin completar la síntesis en sí misma.

Las filas de estudio y las columnas compartidas proporcionan una estructura coherente para la comparación: cada fila puede representar un estudio, mientras que las columnas pueden registrar campos como el método o diseño, la muestra o población, los hallazgos relevantes y las limitaciones.

Esta estructura sigue la relación desde el estudio hasta el campo de evidencia seleccionado y el valor o hallazgo registrado, lo que hace que la información equivalente sea más fácil de inspeccionar entre los distintos estudios.

El ejemplo anotado adjunto muestra cómo varios estudios se alinean en columnas compartidas de comparación sin reproducir todas las entradas de la tabla.

Estudio	Método/Diseño	Muestra/Población	Hallazgo relevante	Limitación/Nota
Estudio A	Entrevistas cualitativas	Participantes adultos	Tema recurrente notificado	Contexto único
Estudio B	Encuesta transversal	Muestra poblacional	Patrón diferente notificado	Campo de evidencia no notificado
Estudio C	Estudio de métodos mixtos	Población de estudio definida	Hallazgo relacionado notificado	Diferencia metodológica señalada

Los patrones pueden hacerse visibles cuando hallazgos comparables se repiten en las filas, mientras que las diferencias en métodos, muestras o hallazgos notificados pueden localizarse sin fusionar los estudios en una única conclusión.

La información ausente se hace visible cuando un campo de evidencia compartido no tiene ningún valor notificado para un estudio.

Estas señales identifican material para una interpretación posterior, pero por sí mismas no establecen temas, resuelven contradicciones ni determinan las conclusiones de la síntesis.

La orientación de la matriz y la selección de campos pueden variar según la pregunta de revisión, la evidencia disponible y el método de trabajo; los estudios pueden organizarse de forma diferente siempre que la información equivalente siga siendo comparable de manera coherente.

Por lo tanto, la matriz bibliográfica funciona como un método estructurado para organizar y comparar la evidencia, mientras que la interpretación y la síntesis más profundas siguen siendo tareas analíticas independientes.

Elegir los campos de la matriz según la pregunta de revisión

Los campos de la matriz deben incluirse cuando apoyen de forma sustancial la pregunta de revisión o permitan una comparación significativa entre estudios.

La relevancia de los campos es específica de cada revisión, por lo que una columna útil para una revisión puede no ser esencial para otra.

La selección coherente de campos determina qué descriptores de estudio, variables, resultados, temas u otra evidencia pueden compararse posteriormente, sin asumir que un mayor número de campos produce una matriz mejor.

Los criterios de selección conectan cada campo candidato con una condición de inclusión y una implicación analítica.

El diagrama adjunto muestra esta decisión basada en la relevancia al conectar la pregunta de revisión con los campos candidatos, los campos relevantes seleccionados y los campos no esenciales excluidos.

• Relevancia para la pregunta de revisión: Incluya un campo cuando su valor ayude directamente a responder la pregunta de revisión o a evaluar una comparación definida; de lo contrario, puede añadir información sin contribuir al análisis previsto.
• Coherencia y comparabilidad: Incluya un campo cuando se pueda identificar información equivalente en los estudios relevantes con suficiente claridad como para respaldar una comparación significativa; los datos incoherentes o ausentes pueden limitar la forma en que se compara el campo.
• Interpretabilidad: Incluya un campo cuando sus valores tengan un significado suficientemente claro y coherente en el contexto de la revisión; las categorías ambiguas pueden dificultar la interpretación de las diferencias entre estudios.
• Viabilidad de extracción: Incluya un campo cuando la información requerida pueda localizarse y extraerse de las fuentes disponibles con la coherencia suficiente para el uso previsto; la información mal notificada puede generar una cantidad considerable de datos ausentes.

• Campos esenciales: Use identificadores y descriptores de estudio cuando apoyen la identificación del estudio o una comparación que deba mantenerse coherente entre los registros.

• Campos específicos de la pregunta: Use variables, resultados, temas o notas relevantes sobre la calidad cuando se correspondan directamente con los objetivos de la revisión y las comparaciones previstas.

Por ejemplo, la duración de la intervención puede ser un campo útil de la matriz cuando la pregunta de revisión compara los resultados según la duración de la exposición, mientras que la ubicación institucional del autor puede ser interesante pero no esencial cuando no tiene una relación definida con esa comparación.

Por lo tanto, la decisión de incluir un campo debe basarse en la relevancia, la comparabilidad, la coherencia, la interpretabilidad y la viabilidad de extracción, en lugar de seguir un conjunto fijo de columnas.

Registrar métodos, muestras, hallazgos y limitaciones de forma coherente

Los registros de estudio comparables deben usar las mismas categorías descriptivas para métodos, muestras, hallazgos y limitaciones, preservando al mismo tiempo lo que cada fuente notifica realmente.

Las etiquetas coherentes pueden facilitar el escaneo de información equivalente, pero no deben cambiar el significado de un diseño de estudio, una población, un resultado o una restricción del estudio.

Las unidades pueden estandarizarse cuando representan la misma magnitud, mientras que los calificadores contextuales deben mantenerse cuando son necesarios para interpretar información específica del estudio.

Las cuatro clases de información deben registrarse en paralelo para que los lectores puedan localizar atributos comparables sin tratar estudios heterogéneos como si notificaran información idéntica.

• Método/Diseño: Registre los métodos o el diseño del estudio notificados usando etiquetas coherentes cuando la terminología pueda alinearse sin cambiar su significado; conserve la descripción del diseño específica de la fuente cuando una etiqueta más amplia borraría una distinción relevante.
• Muestra/Población: Registre la información sobre la muestra o la población necesaria para la comparación, incluidos el tamaño notificado, el lugar de realización o las características de los participantes cuando sea relevante; use unidades y etiquetas coherentes cuando se notifiquen medidas equivalentes, preservando al mismo tiempo los calificadores contextuales que afectan a la interpretación.
• Hallazgos: Registre los hallazgos o los resultados notificados que se correspondan con la pregunta de revisión y distinga la evidencia notificada por los autores de la interpretación posterior del revisor; estandarice unidades o etiquetas de resultados equivalentes solo cuando hacerlo preserve el significado original.
• Limitaciones: Registre las limitaciones notificadas por el estudio y conserve los calificadores que expliquen el contexto en el que se aplican; mantenga cualquier preocupación identificada por el revisor como distinta, de modo que una limitación inferida no se presente como un hecho notificado.

Por ejemplo, dos estudios heterogéneos pueden conservar diferentes etiquetas de diseño de estudio y descripciones de población mientras usan las mismas categorías de registro para Método/Diseño, Muestra/Población, Hallazgos y Limitaciones.

Este enfoque favorece la comparabilidad a nivel de categoría sin forzar evidencias diferentes a valores idénticos ni descartar el contexto específico del estudio.

Usar una tabla estructurada de extracción de evidencia cuando sea necesario capturar datos detallados del estudio

Una tabla estructurada de extracción de evidencia está justificada cuando una revisión necesita una extracción sistemática de datos de información repetida y específica de la revisión a partir de los estudios incluidos, más allá de la comparación general que permite una matriz bibliográfica estándar.

Usar la misma estructura de extracción en todos los estudios incluidos favorece la coherencia y la reproducibilidad al hacer explícita la información seleccionada para su captura.

También puede reducir la captura selectiva al definir los campos relevantes de antemano, pero este nivel de detalle no es necesario para toda revisión narrativa.

La tabla de extracción de evidencia debe capturar campos que sirvan a la pregunta de revisión o permitan verificar la información extraída con su fuente.

Un identificador de estudio conecta cada fila con el estudio incluido, mientras que la información sobre la población o la muestra registra el grupo de estudio relevante.

La intervención o exposición se aplica solo cuando el diseño de la revisión la examina, y el resultado o medida identifica lo que se evaluó.

El resultado registra la evidencia notificada pertinente, mientras que la ubicación de los datos preserva la procedencia al identificar dónde se puede comprobar esa evidencia en la fuente.

Las notas de extracción pueden retener los calificadores contextuales necesarios o documentar las decisiones de extracción sin convertir esas notas en un resultado de la síntesis.

ID del estudio	Población/Muestra	Intervención/Exposición	Resultado/Medida	Resultado	Ubicación de los datos	Nota de extracción
Estudio A	Población de estudio notificada	Registrar cuando sea aplicable al diseño de la revisión	Medida relevante para la revisión	Resultado notificado relevante para la pregunta de revisión	Página, tabla, figura o sección de la fuente	Calificador relevante o decisión de extracción
Estudio B	Población de estudio notificada	No aplica cuando el diseño de la revisión no examina una intervención o exposición	Medida relevante para la revisión	Resultado notificado relevante para la pregunta de revisión	Página, tabla, figura o sección de la fuente	Calificador relevante o decisión de extracción

Cuando el proceso de extracción es complejo, pruebe o verifique la estructura de extracción en un pequeño conjunto de estudios incluidos antes de usarla a gran escala para determinar si los campos se ajustan a la pregunta de revisión y pueden aplicarse de forma coherente.

Adapte los campos que generen ambigüedad, omitan contexto necesario o no permitan la verificación, manteniendo el límite entre organizar los datos extraídos y sintetizar formalmente la evidencia.

Conectar las notas de investigación con sus fuentes de apoyo

Cada nota de investigación debe mantenerse conectada con la fuente y la evidencia que describe para que su atribución pueda verificarse posteriormente sin tener que reconstruir el recorrido de la investigación.

La nota debe identificar el estudio, señalar el localizador de fuente más estable disponible y distinguir si el material registrado es una cita textual, una paráfrasis o una interpretación del investigador.

Esta vinculación favorece la procedencia y la auditabilidad sin implicar que un localizador demuestre que la afirmación subyacente es válida.

La conexión entre la nota y la fuente puede crearse con cuatro pasos repetibles que preservan la procedencia y reducen los errores de atribución.

1. Asignar o reutilizar el identificador del estudio. Vincule la nota de investigación con el mismo identificador de estudio utilizado para el registro fuente, de modo que la nota pueda rastrearse hasta el estudio correcto y verificarse con esa fuente.
2. Capturar la nota. Registre la información relevante con claridad y mantenga el contenido informado por la fuente separado de la interpretación posterior del investigador para que la base de evidencia siga siendo identificable.
3. Registrar un localizador de fuente. Añada el localizador más estable disponible, como una página, sección, figura, tabla, párrafo u otra ubicación específica de la fuente, para que la evidencia pueda localizarse y comprobarse directamente cuando sea necesario.
4. Etiquetar el tipo de evidencia. Marque la nota como cita textual, paráfrasis o interpretación del investigador para que la evidencia informada por la fuente se distinga del comentario analítico del revisor durante su uso posterior.

Una nota ilustrativa trazable podría decir: ID de estudio STU-021 — paráfrasis — pág. 14, tabla 2, seguida de la nota pertinente; una nota aislada como los participantes mejoraron tras la intervención sin identificador de estudio, localizador de fuente ni etiqueta de tipo de evidencia no puede verificarse ni atribuirse de forma fiable posteriormente.

Antes de usar una nota de investigación en el análisis o la redacción, verifique que su identificador, localizador y tipo de evidencia siguen conectándola con la fuente de apoyo.

Mantener las notas y la evidencia extraída trazables hasta los estudios individuales

La trazabilidad es la capacidad de ir desde una nota de investigación o un valor extraído hasta el estudio individual exacto y, cuando sea posible, la ubicación fuente específica que lo respalda.

Un registro trazable conserva esta ruta de auditoría mediante un identificador de estudio estable y un localizador de fuente, en lugar de depender únicamente del texto de la nota.

La conexión establece la procedencia y permite la verificación, pero por sí misma no establece la validez ni la solidez probatoria del hallazgo subyacente.

Identificador de estudio

Conecta cada nota o dato extraído con el registro fuente correcto.

Localizador de fuente

Indica dónde comprobar el material: una página si la paginación es estable o, en su defecto, una sección, figura, tabla, párrafo u otro marcador fiable.

Tipo de evidencia

Distingue entre cita textual, paráfrasis, dato extraído e interpretación para no confundir el análisis del revisor con un hallazgo informado por el estudio.

Resultado: estos tres elementos forman el vínculo mínimo necesario para recuperar y verificar el elemento registrado.

Esta trazabilidad favorece la auditabilidad dentro del sistema de organización sin convertir el registro en una guía de estilo de citación.

Por ejemplo, un registro trazable ilustrativo podría usar ID de estudio STU-021 — Tabla 2 — dato extraído: el identificador de estudio señala el registro fuente, la referencia a la tabla proporciona el localizador de fuente y la etiqueta de tipo de evidencia identifica el estado del elemento registrado.

Agrupar y etiquetar la evidencia para el análisis posterior

Agrupe y etiquete la evidencia con categorías estables y provisionales para que los hallazgos relacionados puedan recuperarse juntos para el análisis posterior sin tratar esas categorías como conclusiones finales de la síntesis.

La agrupación facilita la inspección de patrones recurrentes en la evidencia organizada, preservando al mismo tiempo los estudios y hallazgos individuales que los respaldan.

Las dimensiones de agrupación relevantes pueden incluir un tema, concepto, población, método, resultado, contexto o período de tiempo cuando esa dimensión se relaciona materialmente con la pregunta de revisión.

La secuencia de agrupación avanza desde los atributos recurrentes hasta las etiquetas provisionales y luego a la asignación de la evidencia, verificando en cada etapa su utilidad continuada.

1. Identificar dimensiones recurrentes. Revise la evidencia organizada en busca de temas, conceptos, poblaciones, métodos, resultados, contextos o períodos de tiempo recurrentes que puedan respaldar el análisis posterior. Compruebe que cada dimensión propuesta tiene una relación definida con la pregunta de revisión y no solo aparece repetidamente.
2. Definir etiquetas estables. Asigne a cada grupo útil una etiqueta concisa que describa el atributo compartido sin codificar una conclusión analítica final. Compruebe que la etiqueta puede aplicarse de forma coherente y no crea una categoría única para evidencia que carece de una relación de agrupación significativa.
3. Asignar evidencia a grupos relevantes. Coloque cada hallazgo o elemento de evidencia relevante bajo la etiqueta aplicable para que el material relacionado pueda recuperarse junto. Revise la evidencia misma en lugar de asumir que un estudio pertenece a un solo grupo, porque diferentes hallazgos del mismo estudio pueden respaldar diferentes grupos analíticamente relevantes.
4. Revisar la utilidad de las etiquetas. Inspeccione si los grupos siguen siendo lo suficientemente distintos como para permitir la recuperación y la comparación a medida que se asigna más evidencia. Busque etiquetas que se superpongan innecesariamente, fragmenten evidencia estrechamente relacionada o ya no representen una distinción útil para la pregunta de revisión, y ajústelas cuando sea necesario.

Por ejemplo, un estudio podría aportar evidencia a un grupo de población y a un grupo de resultado cuando hallazgos separados en ese estudio son relevantes para ambas dimensiones; las asignaciones identifican rutas de recuperación en lugar de declarar temas definitivos.

Los grupos de evidencia preliminares no son automáticamente la estructura final del manuscrito, y la agrupación para la recuperación y el análisis posterior es distinta de elegir la organización temática frente a cronológica para la revisión escrita.

Por lo tanto, los grupos deben seguir siendo ayudas organizativas provisionales hasta que el análisis posterior determine cómo debe interpretarse y presentarse la evidencia.

Usar categorías y etiquetas para mantener la evidencia relacionada unida

Las categorías y las etiquetas crean una capa de recuperación controlada sobre la evidencia organizada.

Las categorías amplias representan agrupaciones principales, mientras que las etiquetas más específicas marcan atributos reutilizables o subtemas que pueden aplicarse a varios estudios.

Esta distinción ayuda a que la evidencia relacionada siga siendo recuperable sin convertir las etiquetas organizativas en temas analíticos definitivos.

El sistema de etiquetado debe usar reglas explícitas para la denominación, la granularidad, la coherencia, el control de sinónimos y las etiquetas múltiples, de modo que las etiquetas de clasificación sigan siendo reutilizables sin fragmentar la evidencia.

• Denominación: Use etiquetas claras y descriptivas que reflejen el atributo de la evidencia que se agrupa, y evite abreviaturas que puedan resultar ambiguas durante la recuperación posterior.
• Granularidad: Mantenga las categorías lo suficientemente amplias para reunir evidencia relacionada y las etiquetas lo suficientemente específicas para distinguir atributos reutilizables; las etiquetas excesivamente restrictivas pueden fragmentar la evidencia en etiquetas únicas.
• Coherencia: Aplique la misma etiqueta al mismo concepto en todo el conjunto de evidencia para que la recuperación no dependa de variaciones en la redacción.
• Control de sinónimos: Elija una etiqueta preferida para términos equivalentes y aplíquela de forma coherente; los sinónimos superpuestos pueden dividir la evidencia relacionada en rutas de recuperación separadas.
• Etiquetas múltiples: Aplique más de una etiqueta cuando un hallazgo se relacione genuinamente con varios atributos reutilizables, siempre que cada etiqueta tenga un propósito definido y no codifique una conclusión no respaldada.

Por ejemplo, una categoría amplia como Población podría usar etiquetas reutilizables más específicas como adolescentes, adultos mayores y cuidadores cuando esas distinciones sean relevantes para la pregunta de revisión.

El nivel útil de granularidad depende del conjunto de evidencia y de la necesidad de recuperación, por lo que las categorías y las etiquetas deben seguir siendo etiquetas organizativas controladas y no una taxonomía universal ni un sustituto del análisis temático posterior.

Coordinar la gestión de referencias, los archivos y los registros de evidencia

Un gestor de referencias, los archivos fuente, las notas de investigación y los registros de evidencia cumplen funciones diferentes, pero deben funcionar como capas conectadas del mismo flujo de trabajo de registro de investigación.

El gestor de referencias organiza principalmente los metadatos de las citas y las relaciones entre fuentes; los archivos conservan los documentos que se consultan; las notas de investigación recogen anotaciones e interpretaciones vinculadas a las fuentes; y los registros de evidencia contienen información seleccionada para su comparación con la pregunta de revisión.

La coordinación proviene de usar un identificador de estudio estable o una clave de cita en estas capas, en lugar de esperar que un solo repositorio realice todas las funciones.

La división funcional ayuda a mantener el control bibliográfico separado de la evidencia específica de la pregunta, preservando al mismo tiempo las conexiones entre los registros.

El software de gestión de referencias, como Zotero, puede, según la versión y la configuración del software, admitir metadatos de citas, colecciones, etiquetas, archivos adjuntos y anotaciones.

El almacenamiento de archivos fuente contiene PDF u otros documentos, mientras que las notas de investigación mantienen observaciones contextuales y localizadores de fuente asociados con esos documentos.

Un registro de evidencia o una matriz contiene los atributos del estudio y la evidencia extraída necesaria para la comparación específica de la revisión.

El identificador de estudio proporciona el punto de conexión que permite que la información almacenada en diferentes herramientas o ubicaciones se asocie con el mismo estudio.

Capa del flujo de trabajo	Función principal	Contenido típico	Clave de conexión
Gestor de referencias	Organizar los registros bibliográficos y las relaciones entre fuentes	Metadatos de citas, colecciones, etiquetas, archivos adjuntos y anotaciones cuando son compatibles	Identificador de estudio o clave de cita asociada con el registro de referencia
Archivos fuente	Almacenar los documentos utilizados como fuentes de evidencia	PDF u otros documentos fuente, con nomenclatura y ubicaciones de almacenamiento coherentes	Identificador de estudio o clave de cita en el nombre del archivo o registro asociado
Notas de investigación	Mantener notas contextuales e interpretación conectadas a las fuentes	Anotaciones, paráfrasis, interpretación y localizadores de fuente	Identificador de estudio o clave de cita vinculada a la nota
Registro o matriz de evidencia	Organizar información específica de la revisión para la comparación	Atributos relevantes del estudio, hallazgos extraídos y campos de evidencia específicos de la pregunta	Identificador de estudio o clave de cita registrada con la fila de la matriz

Por ejemplo, un identificador de estudio hipotético como STU-021 puede asociarse con el registro de referencia, incluirse en el nombre del archivo PDF, adjuntarse a las notas de investigación e introducirse en la fila correspondiente del registro de evidencia o de la matriz.

El identificador compartido permite que esos registros se conecten incluso cuando se almacenan en diferentes herramientas o ubicaciones.

Por lo tanto, cada capa puede conservar su función principal mientras que el identificador coordinado preserva la relación entre la referencia, los archivos, las notas y la evidencia extraída.

Verificar la evidencia organizada antes de pasar a la síntesis

La evidencia organizada debe verificarse antes de la síntesis para que los registros faltantes, los campos incoherentes, los enlaces rotos a las fuentes o las etiquetas ambiguas no pasen desapercibidos en la comparación posterior.

La evidencia está lista para el análisis cuando los registros requeridos por la revisión son suficientemente completos, están estructurados de forma coherente y son trazables hasta sus fuentes de apoyo.

Pueden quedar lagunas cuando la fuente no proporciona la información o el diseño de la revisión permite valores ausentes, pero esas lagunas deben documentarse explícitamente en lugar de adivinarse.

La verificación de preparación para el análisis evalúa la cobertura de estudios, la exhaustividad, el control de duplicados, la coherencia, la trazabilidad, la procedencia, la coherencia de categorías o etiquetas y los valores ausentes no resueltos.

Cada comprobación debe identificar un criterio de aceptación y una acción correctiva cuando no se cumple la condición.

El propósito es la verificación del sistema de evidencia organizada, no la puntuación de la calidad del manuscrito ni la evaluación metodológica.

• Cobertura de estudios: Verifique que todo estudio destinado al análisis tenga un registro de evidencia correspondiente. La comprobación es satisfactoria cuando los estudios incluidos pueden localizarse en la evidencia organizada; si falta un registro o no puede conciliarse, restáurelo, resuélvalo o márquelo explícitamente antes de continuar.
• Exhaustividad de campos obligatorios: Verifique que los campos definidos como necesarios para la revisión se hayan completado cuando la fuente proporciona la información requerida. La comprobación es satisfactoria cuando la información requerida está registrada o una ausencia justificada está marcada explícitamente; investigue los vacíos inexplicados en lugar de rellenarlos por inferencia.
• Control de duplicados: Verifique que los registros duplicados o los informes múltiples asociados con el mismo estudio no se hayan tratado como evidencia independiente de forma no intencionada. La comprobación es satisfactoria cuando las relaciones entre registros son claras; fusione, vincule o reconcilie los duplicados no intencionados, preservando los registros fuente distintos cuando sean realmente necesarios.
• Coherencia de campos: Verifique que la información equivalente se registre con etiquetas, categorías, unidades y calificadores contextuales coherentes cuando la estandarización preserve el significado de la fuente. La comprobación es satisfactoria cuando los campos comparables pueden interpretarse de forma coherente; corrija las entradas incoherentes o documente las diferencias específicas del estudio que deban mantenerse distintas.
• Vinculación de notas con la fuente: Verifique que las notas de investigación conserven el identificador de estudio y un localizador de fuente adecuado cuando esté disponible. La comprobación es satisfactoria cuando una nota puede rastrearse hasta su fuente de apoyo; reconecte o marque las notas sueltas antes de tratarlas como listas para el análisis.
• Procedencia de la evidencia: Verifique que los hallazgos o valores extraídos sigan asociados con el estudio y la ubicación de la fuente de la que se tomaron. La comprobación es satisfactoria cuando la cadena de evidencia permite la verificación; restaure la procedencia faltante o marque el elemento de evidencia cuando no pueda establecerse su origen.
• Coherencia de categorías o etiquetas: Verifique que las categorías y las etiquetas se apliquen de forma coherente y que las etiquetas superpuestas no fragmenten innecesariamente la evidencia relacionada. La comprobación es satisfactoria cuando los conceptos equivalentes usan las etiquetas previstas; concilie los sinónimos ambiguos o documente las distinciones justificadas.
• Valores ausentes no resueltos: Examine los valores ausentes restantes para determinar si reflejan información no proporcionada por la fuente, no aplicabilidad o un problema de registro no resuelto. La comprobación es satisfactoria cuando cada laguna material tiene un estado explícito; resuelva lo que pueda resolverse y marque la ausencia justificada sin adivinar un valor.

Los registros ambiguos o incompletos deben resolverse cuando la fuente lo permita, documentarse cuando deba mantenerse una distinción, o marcarse explícitamente cuando no pueda establecerse la información.

Una laguna marcada puede permanecer en un conjunto de datos listo para el análisis cuando su estado es claro y el diseño de la revisión no requiere un valor resuelto para ese campo.

Una vez que los registros requeridos son suficientemente completos, coherentes, trazables y sus estados no resueltos son explícitos, el conjunto de datos organizado está listo para sintetizar la evidencia.

Verificar la exhaustividad, la coherencia y la trazabilidad hasta la fuente

La exhaustividad, la coherencia y la trazabilidad hasta la fuente son criterios independientes de preparación para el análisis porque detectan problemas distintos en la evidencia organizada.

La exhaustividad comprueba si los registros requeridos y los campos obligatorios están presentes o si se les ha asignado explícitamente un estado de ausencia adecuado.

La coherencia comprueba si la información equivalente sigue etiquetas, formatos y reglas de codificación estables, mientras que la trazabilidad hasta la fuente comprueba si la evidencia y las notas conservan un vínculo verificable con la fuente que remite al estudio individual.

Los criterios deben interpretarse según el diseño de la revisión, sin asumir que todo campo debe contener un valor sustantivo.

Un espacio en blanco puede representar información ausente en la fuente, no aplicable o aún no extraída, y esos estados tienen implicaciones correctivas diferentes.

Las etiquetas estables y las reglas de codificación favorecen la coherencia cuando la información equivalente se registra de la misma manera, mientras que las diferencias justificadas específicas del estudio pueden mantenerse distintas.

La trazabilidad hasta la fuente es aceptable cuando un elemento de evidencia o una nota puede conectarse, a través de un identificador de estudio y un vínculo o localizador de fuente, con el registro de apoyo.

Estos criterios permiten determinar si los datos están listos para el análisis sin imponer un umbral de finalización universal.

Criterio	Qué inspeccionar	Estado aceptable	Dirección correctiva
Exhaustividad	Registros requeridos, campos obligatorios y el estado de los valores ausentes	La información requerida está registrada cuando está disponible, y los valores ausentes están etiquetados explícitamente como ausentes en la fuente, no aplicables o aún no extraídos cuando corresponde esa distinción	Complete la extracción pendiente, restaure los registros requeridos faltantes o asigne la etiqueta de estado de ausencia correcta en lugar de adivinar un valor
Coherencia	Etiquetas, formatos, unidades y reglas de codificación estables utilizados para información equivalente	La información equivalente sigue las mismas reglas de registro, mientras que las diferencias justificadas específicas de la fuente se mantienen claramente diferenciadas	Estandarice las etiquetas o los formatos incoherentes cuando se preserve el significado, o documente por qué es necesaria una representación diferente
Trazabilidad hasta la fuente	Vínculos entre la evidencia, las notas de investigación, el identificador del estudio y la ubicación de la fuente de apoyo	Cada elemento relevante puede rastrearse hasta el estudio individual y, cuando esté disponible, hasta un localizador de fuente fiable	Restaure el vínculo o localizador de fuente faltante, reconecte el elemento con el registro de estudio correcto, o marque explícitamente el elemento cuando no pueda establecerse la procedencia

Por ejemplo, si un campo de resultado está en blanco porque la fuente no informa de ese resultado, la corrección consiste en etiquetar el valor como ausente en la fuente, no en inferir un resultado ni tratar el registro como automáticamente incompleto.

Por el contrario, un espacio en blanco marcado como aún no extraído identifica trabajo pendiente que debe completarse antes de tratar el registro como listo para el análisis.